Трудовая книжка до сих пор является главным документом для фиксации стажа и прохождения этапов трудовой деятельности. В неё записывают данные о приёме на работу, перемещении по должности, изменении квалификации, благодарности и награждения. Одними из самых ответственных информационных характеристик, размещаемых в трудовой книжке, являются записи об увольнении.

Основные правила выполнения записи об увольнении

Записи в трудовую книжку об окончании трудового договора вносятся в строгом соответствии с трудовым законодательством. Общие правила их ведения зафиксированы в двух основополагающих нормативных руководствах:

1. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003).
2. В Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003).

В записи принципиальное значение имеет ссылка на причину для увольнения. При указании такого основания не допускается никаких отступлений от буквы закона. Записи должны составляться в строгом соответствии с изложением оснований для увольнения, размещённых в ст. 84.1 ТК РФ.

Запись заносится в день совершения изменения в трудовой деятельности сотрудника. Это установочное положение тем более касается такой принципиально важной для любого трудящегося записи, как фиксация увольнения. Запись требуется выполнять день в день с подписью приказа об увольнении. Единственным исключением из этого правила является прекращение трудового договора по причине смерти работника, когда необходимо дождаться получения свидетельства о смерти.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчётности. Исходя из этого факта составлены деловые инструктивные правила требующие неукоснительного соблюдения порядка их заполнения, учёта и хранения. Они изложены в шестом разделе Правил, где предписано ведение двух журналов по их учёту:

1. Приходно-расходную книгу, где фиксируются сведения по приобретению и расходу трудовых книжек.
2. Книгу движения трудовых книжек, в которую вносятся все данные о трудящемся: Ф.И. О., должность занимаемая по штатному расписанию, разряд, категория время принятия на работу, этапы продвижение по службе, имеющиеся взыскания, награждения, время и причины увольнения.

В крупной фирме оформлением и хранением трудовых книжек ведает отдел кадров. Но если у небольшой организации или у ИП нет подобной службы, то её функцию исполняют назначенные приказом по предприятию ответственные лица или сам ИП (п. 45 Правил).

Особенности оформление записей в зависимости от причины увольнения

Главную трудность при выполнении записи об увольнении вызывает фиксация её причины. В реальной жизни причин для увольнения может быть очень много, от «не сошлись характерами» до «переезда в другую область». В ТК на этот счёт имеется список со строго очерченными формулировками, изложенными в ст. 84.

Здесь выделяется тринадцать основных причин для увольнения:

1. По договорённости сторон.
2. В связи с окончанием срока действия договора.
3. По желанию самого трудящегося.
4. По инициативе работодателя.
5. Из-за перевода на другую работу.
6. При избрании члена коллектива на выборную должность.
7. Когда сотрудник не желает продолжать трудовые отношения из-за нежелательных для него изменений в условиях работы или смены владельца фирмы.
8. Из-за нежелания работника оставаться в подвергшемся реорганизации предприятии с другими условиями трудовых отношений, или при смене подчинённости.
9. По состоянию здоровья, когда члену трудового коллектива становится физически невозможно работать на прежнем месте, а должностью с более лёгкими условиями фирма не располагает.
10. Когда сотрудник сам не хочет переходить на предложенную ему на предприятии должность, доступную ему по физическим данным.
11. В связи со сменой месторасположения компании и отказе сотрудника переезжать в другой регион.
12. Из-за невозможности продолжать трудовые отношения по причинам, не зависящим от воли обеих сторон (призыв на воинскую службу, осуждение по судебному приговору, смерть и другое). Практически все указанные ситуации расписаны в ст. 83 ТК РФ.
13. В связи с выявленными нарушениями ранее заключённого договора, которые уже невозможно исправить.

Как видим, оснований для увольнения имеется много. Но ещё больше существует формулировок, которые нужно излагать в чётком соответствии с положениями ТК и с указанием конкретного пункта статьи ТК РФ, являющегося основанием для увольнения.

Увольнение по собственному желанию

Это основание применяется чаще всего, так как является наиболее удобным для работодателя в материальном и правовом аспектах.

Для записи здесь применяются два варианта:

1. «Уволен по собственному желанию»;
2. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Первый вариант следует требованиям пункта 5.2 Инструкции Минтруда № 69, а второй соответствует положениям ст. 84.1 ТК РФ. Оба способа записи вполне корректные и в юридическом плане идентичные. После написания основания увольнения помещается ссылка на пункт 3 ст. 77 ТК РФ.

В настоящий период законодатель требует, чтобы запись об увольнении заверялась самим работником. Для удостоверения своего ознакомления с записью он обязан просто подписаться ниже подписи служащего отдела кадров или сначала написать слово «ознакомлен» и подписаться. Эти варианты постоянно обсуждаются специалистами, которые никак не могут прийти к единственному решению.

Основанием увольнения по собственному желанию является п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

При увольнении по собственному желанию работники нередко получают установленные законодательством льготы. Наиболее распространёнными условиями для получения таких доплат являются:

• увольнение для ухода за ребёнком возрастом до 14 лет;
• увольнение, когда один из супругов переезжает трудиться в далёкий от предприятия регион.

При возникновении особых обстоятельств дополнительно к основной записи указывается и эта причина увольнения (п. 5.6 Инструкции Минтруда).

Увольнение по инициативе работодателя

Выделяют пять оснований, по которым трудящийся увольняется по инициативе со стороны работодателя (ст. 81 ТК РФ):

1. Завершение деятельности фирмы.
2. Появление нового собственника компании.
3. Сокращение коллектива.
4. Грубые нарушения дисциплины и охраны труда.
5. Систематическое пренебрежение добросовестным выполнением своих рабочих обязанностей.

Хотя список оснований для расставания с сотрудником на этом не исчерпывается. Тут также можно в третьей графе книжки записать «уволен» или «трудовой договор расторгнут». Оба варианта верны и могут применяться на одинаковом правовом основании.

Увольнение в связи с сокращением штатов является одним из наиболее распространённых случаев увольнения по инициативе работодателя

Таблица: наиболее распространённые формулировки, применяемые при увольнении по инициативе работодателя

Статья	Запись в графе 3
п.1 ч.1 ст. 81 ТК РФ	Уволен в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
п.2 ч. 1	Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
п. 2 ч. 1	Уволен в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п.2 ч. 1	Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 2 ч. 1	Уволен в связи с сокращением численности работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 3 ч. 1	Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, пункт 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 3 ч. 1	Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, пункт 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 4 ч. 1	Уволен в связи со сменой собственника имущества, пункт 4 ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 5 ч. 1	Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подп. «а» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ	Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части 81 Трудового кодекса Российской Федерации или Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей - прогул, подпункт «а» пункта 6 части 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Уволен за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подп. «б» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ	Уволен за появление на работе в состоянии наркотического опьянения, подпункт «б» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Уволен за разглашение охраняемой законом тайны (коммерческой), подпункт «в» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подп. «в» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ	Уволен за разглашение персональных данных другого работника, подпункт «в» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подп. «г» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ	Уволен за совершение на месте работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт «г» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подп. «д» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ	Уволен за установленное комиссией по охране труда нарушение требований по охране труда, повлёкшее за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве), подпункт «д» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
п. 7.1 ч. 1	Уволен за совершение виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 8.1 ч. 1	Уволен за совершение аморального проступка, несовместимого с продолжением этой работы, пункт 8 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 9.1 ч. 1	Уволен за принятие необоснованного решения, повлёкшего за собой нарушение сохранности имущества, пункт 9 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 10 ч. 1	Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт 10 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 11 ч. 1	Уволен за предоставление работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение по состоянию здоровья

Увольнение по причине ухудшения здоровья возможно как по желанию самого трудящегося, так и по инициативе работодателя. Запись при увольнении, вызванном по желанию самого работника, в этом случае идентична записи при увольнении по собственному желанию.

Правда, тут есть один существенный нюанс - если руководитель заинтересован в том, чтобы сотрудник остался, он вправе потребовать написать о причинах своего решения и попросить подтвердить документально уровень своего здоровья. Тогда, при получении медицинского заключения, подтверждающего невозможность дальнейшей работы, для предприятия проще и экономически выгоднее запись оформить как увольнение по собственному желанию.

А вот при увольнении по инициативе работодателя в зависимости от конкретной ситуации возможны различные способы выполнения записи. В любом случае работодатель вначале обязан предложить сотруднику должность, с которой тот может справиться исходя из своего физического состояния. Работник должен в письменном виде отказаться от предложенного места, а уже после этого на основании своего несогласия с позицией работодателя он может быть уволен.

В записи об увольнении по состоянию здоровья должно быть указано, что работник отказался от предложенной ему, подходящей по уровню его здоровья, должности

Запись будет выглядеть следующим образом:

Трудовой договор прекращён в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в связи с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

А вот когда у работодателя нет такой должности, с которой мог бы справиться сотрудник исходя из своих физических возможностей, тогда в трудовой оставляется запись следующего содержания:

Трудовой договор прекращён в связи с отсутствием у работодателя работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по переводу

Законом предусмотрено два пути для перевода на другую фирму (п. 5 ст. 77 ТК РФ):

• по желанию самого работника;
• по инициативе работодателя, но с согласия работника.

В зависимости от от вариаций этого основания и вносится подходящая запись (п. 6.1 Инструкции Минтруда). Следует обратить внимание - при поступлении на работу в указанную при увольнении фирму также обязательно подчёркивается, что идёт речь о приёме по переводу. При этом уточнение того, что перевод осуществляется по желанию сотрудника или с его согласия в записи не отображается.

Увольнение по переводу может быть как по просьбе работника, так и по инициативе работодателя

Увольнение сотрудника, работающего по временному трудовому соглашению

Приём на работу оформляется стандартным образом, а вот при увольнении запись в трудовой книжке несколько отличается. Здесь она имеет следующий вид:

Уволить в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового договора Российской Федерации.

Увольнение в связи со смертью

Смерть фиксируется исключительно на основании юридических документов: свидетельства о смерти или постановления суда о признании пропавшего человека умершим.

Приказ и запись об увольнении здесь составляются не сразу, а на основании полученных свидетельства или решения. В приказе и записи нельзя употреблять слово «уволить», так как уволить можно только живого человека. Вместо этого нужно написать:

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника, пункт 6, части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

В трудовой книжке в данном случае необходимо писать о прекращении трудового договора, а не об увольнении

Трудовая книжка выдаётся одному из близких родственников покойника или высылается по почте заказным письмом. При личной выдаче от получающего лица требуется расписка.

Заверение записи в трудовой книжке

Запись об увольнении заверяется двумя подписями и печатью. Согласно п.10 Правил записи об увольнении подписываются:

• работодателем или служащим, отвечающим за ведение трудовых книжек;
• увольняемым работником.

Обычно, когда работодателем является индивидуальный предприниматель, он сам заверяет запись, так как специального служащего для этого в штате ИП чаще всего не предусмотрено.

В ситуации, когда работник увольняется из более или менее крупной фирмы, запись теоретически имеет право подписать её руководитель. Практически на фирме издаётся приказ которым назначается ответственный за ведение трудовых книжек. Он на полном правовом основании подписывает запись в трудовой книжке. Если сложилась такая ситуация, что именно в момент увольнения такое ответственное лицо находится в отпуске или на больничном, то возможны два варианта:

• запись подписывает назначенный приказом временно исполняющий обязанность;
• подпись делает сам руководитель предприятия.

Подпись оформляется в соответствии с ГОСТом 6.30 (Унифицированная система организационно-распорядительных документов). Она включает:

• название должности подписывающего;
• саму роспись;
• Ф. И. О.

При этом должность и Ф.И. О. подписавшегося лица должны быть выписаны полностью без всяких сокращений. Например, нельзя вместо «индивидуальный предприниматель» писать «ИП».

Ниже подписи ответственного лица помещается подпись увольняемого сотрудника. Она делается аналогично предыдущей подписи, по всем правилам. Нельзя, чтобы был всего лишь непонятный росчерк пера.

И также не допускается, чтобы подпись работника стояла рядом с подписью ответственного лица. Она должна помещаться только ниже.

Перед подписью работника его рукой ставится запись «ознакомлен» или «с записями ознакомлен».

Подписи заверяются печатью. Ранее запись в трудовой книжке можно было заверять печатью организации или печатью отдела кадров. Однако, согласно п. 35 распоряжения Роструда с 2008 года заверять подписи разрешается исключительно печатью предприятия.

При установлении оттиска печати необходимо соблюдать следующие правила:

• печать не должна закрывать подписи и другие строчки, мешая их прочтению;
• оттиск должен слегка касаться записи должности увольняемого работника;
• печать должна быть не размазанной и читаемой.

Исправление и замена записей

Имеются законодательно установленные правила, регулирующие изменение записи в трудовых книжках.

Исправления сведений о работнике

Изменения в наименовании владельца трудовой книжки осуществляются на основании сведений из документов, удостоверяющих его личность. Они помещаются на титульную страницу путём зачёркивания старых строчек и вписывания рядом с зачёркнутыми данными новых записей. Прежние данные зачёркиваются тонкой сплошной чертой для возможности их прочтения. На внутреннюю, пустую, страницу обложки помещается запись названия документа, на основании которого произошло изменение личных данных. Обязательно фиксируются реквизиты документа. Под этой записью ставится подпись ответственного служащего или подпись работодателя. Она заверяется фирменной печатью. Ставить печать отдела кадров запрещается.

При изменении сведений о работнике старая запись аккуратно перечёркивается одной чертой, а на обороте вписывается основание для изменения

Следует особо подчеркнуть, что всё написанное на титульном листе можно только менять и категорически запрещается исправлять. Книжку с неправильно заполненным титульным листком необходимо в обязательном порядке менять, как недействительную и регистрировать новую . Стоимость её приобретения должен возместить сам работодатель, а испорченный экземпляр подлежит уничтожению.

Изменение сведений о трудовой деятельности

Все неправильные сведения при соблюдении определённых условий разрешается исправлять. Эти исправления осуществляются на фирме, кадровики которой ошиблись при оформлении записи, или на другом производстве на основании документов, присланных с первой работы. Если прежнее предприятие было реорганизовано, то документ обязан предоставить его правопреемник. А если старая фирма закрыта или ИП закрыл свой бизнес, то исправления производит новый работодатель.

В отличие от изменений на титульном листе записи об изменяемых сведениях о работе зачёркивать нельзя. Для их исправления вносятся дополнительные верные записи, где указывается, что старые записи нужно считать недействительными. С применением аналогичного метода изменяются сведения об ошибочно произведённом увольнении. Записи, в которых указывается на ошибки в старых записях и вписывается их новая редакция, выполняются ниже последней из прежних записей.

Записи об изменениях сведений о работе помещаются под последней записью в трудовой книжке со сквозной нумерацией

Осуществление корректирующих записей выполняется в следующем порядке:

• в первой графе ставится порядковый номер записи;
• во второй графе фиксируется дата внесения новой записи;
• в третью графу вписывается фраза «Запись за номером «н» считать недействительной» и ниже её делается верная запись;
• в четвёртой графе ставится дата и номер приказа, в соответствии с которым производится новая запись.

Запись о признании старой записи увольнения недействительной и ссылка на приказ по восстановлению на прежней фирме выполняется аналогичным образом:

• в графе три помещается фраза «Запись за номером «н» недействительна, восстановлен на прежней работе»;
• в графу четыре вписывается номер и дата приказа о восстановлении на работе.

Условия хранения книжек

Процедура хранения регулируется п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек». Ответственным за сохранность этих ценных документов по закону является работодатель. Если работодателем считается индивидуальный бизнесмен, то вся ответственность ложится на его плечи. Ответственного за хранение по организации назначает руководитель этого предприятия своим распоряжением. На небольшой фирме этот пост занимается бухгалтером, а на солидном - служащим отдела кадров.

Трудовые книжки, являясь бланками строгой отчётности, по закону обязаны сберегать в сейфах или прочных несгораемых металлических боксах. Ежемесячно ответственная за их хранение персона обязана составлять отчёт об имеющихся экземплярах, а также представлять данные о покупке новых бланков. Если имеются неправильно составленные книжки, подлежащие списанию, то к отчёту прилагается акт об их уничтожении.

Учёт фиксируется в журнале, который называется «Книгой учёта движения трудовых книжек».

Выдача трудовая книжки на руки возможна исключительно:

• работнику при увольнении;
• родственнику умершего работника.

Увольняемому сотруднику трудовая книжка вручается точно в день приказа об увольнении. При неявке трудящегося по каким-либо причинам за её получением, ему по почте направляется уведомление о необходимости забрать свою книжку. С предприятия или предпринимателя снимается всякая ответственность за задержку выдачи трудовой книжки со дня отправления уведомления.

Невостребованные трудовые книжки сберегаются на фирме в течение 75 лет. Этот же срок хранения предусмотрен для «Книги учёта движения трудовых книжек».

Для всех остальных причин, кроме смерти и увольнения, по просьбе работника выдаются заверенные копии или выписки.

Правда, согласно изменениям в Правилах ведения и хранения книжек с 01.01. 2015 разрешается выдать книжку работнику по его письменному заявлению на три дня для обращения в орган социального страхования. Работник может оставить книжку в органе социального страхования, но обязан вернуть её в течение трёх дней после получения в этом органе.

Порядок записи в трудовой книжке об увольнении регулируется законодательными документами и должен строго соблюдаться. Правильное оформление этой записи гарантирует отсутствие ошибок и позволяет избежать создания конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Делаем в трудовой книжке правильные записи

Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.

Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя

М.А. Соколова, г. Тверь

В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?

: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателе м (далее - Правила) . Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодател яп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .

Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыш апп. 38, 39 Правил .

Есть ошибка - сделайте исправительную запись

Ю.М. Безлюдная, г. Тверь

В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?

: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную запис ьп. 1.2 Инструкции . Выглядеть это будет следующим образом.

(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.

(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.

Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку

А.Е. Смирнова, г. Казань

Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?

: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуаци ипп. 31 , 33, 34 Правил :

• трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
• трудовая книжка утеряна работодателем;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
• в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ , в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ . В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.

Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работ у” .

То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьт еп. 42 Правил .

«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя

И.Н. Долгих, г. Рязань

Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?

: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателя мп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции . После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.

Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужн оп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции .

Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).

Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.

Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитс яп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.

Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.

(1) Восстановительные записи не нумеруете.

(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.

(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнени ип. 7.2 Инструкции .

(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.

(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организаци юп. 7.2 Инструкции

Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку

А.И. Синицына, г. Брянск

Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?

: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договор уст. 66 ТК РФ . В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.

Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документ ап. 27 Правил .

Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.

Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.

Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжк и” .

Роструд

Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.

В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки

Е.В. Крюкова, г. Волгоград

Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?

: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодател ьст. 66 ТК РФ . Филиал же работодателем не являетс яст. 20 ТК РФ . Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суд ап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.

Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил .

Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.

Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организаци и” .

Роструд

Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу

И.Н. Белоусова, г. Пермь

Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?

: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книже кп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работ уподп. «а» п. 21 Правил . То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.

Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работ у” .

Роструд

Советские трудовые книжки, выданные в странах СНГ, действуют в России

Ю.И. Песоцкая, г. Воронеж

Мы приняли на работу сотрудника - гражданина РФ, который был ранее гражданином Республики Беларусь. Он представил нам трудовую книжку, выданную в этой стране, с записями о работе на русском языке. В России он устраивается на работу впервые. Можем ли мы продолжить записи в предъявленной им трудовой книжке или должны завести ему российскую трудовую книжку и перенести в нее сведения из трудовой книжки, выданной в иностранном государстве?

: Все зависит от того, является ли представленный вам документ трудовой книжкой по российскому законодательству.

Это может быть как трудовая книжка работника советского образца (к примеру, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310), так и трудовая книжка нового образца, утвержденного в этой стране СНГ после распада СССР. Если это советская трудовая книжка, смело вносите в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФ. Если же это трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то она является иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. Тогда работнику нужно завести российскую трудовую книжку. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В Российской Федерации при устройстве на работу оформляются и ведутся трудовые книжки российского образца либо продолжают вестись книжки союзного образц ап. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 .

Ведение трудовых книжек иностранного образца, в том числе образца, утвержденного Республикой Беларусь, не допускается. На работника, принятого на работу в России, должна быть оформлена трудовая книжка российского образц а” .

Роструд

В российской трудовой книжке работника не нужно указывать сведения о трудовом стаже на территории иностранного государства. То есть записи из иностранной трудовой книжки в российскую трудовую книжку переносить не нужн оПисьмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 .

Сведения об образовании можно внести в любой момент

З.И. Бунчук, г. Ставрополь

В этом году мы приняли на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке не указано его образование. Диплом о высшем образовании был выдан ему в 2010 г., когда он еще работал в другой организации. Можем ли мы внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки сейчас?

: Да, можете. В принципе, запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении работника на работу впервые при наличии документа об образовани иподп. «б» п. 9 Правил ; п. 2.1 Инструкции .

Но поскольку работник представил диплом при поступлении на работу в вашу организацию, вам нужно заполнить графу «Образование» на титульном листе его трудовой книжки, указав там «высшее профессиональное образование». Также на основании диплома вам нужно указать полученную работником профессию, специальность. Если графа «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки была заполнена предыдущим работодателем, а работник получил новую профессию, специальность, то эту графу нужно дополнить без зачеркивания ранее внесенной запис ипп. 2.1 , 2.4 Инструкции . Не забудьте приобщить копию диплома к личному делу работника.

Если работодатель допустит ошибку в записи в трудовой об увольнении по собственному желанию, его ждет штраф в размере до 70 000 рублей. В статье - правильный образец заполнения документа в 2019 году.

Внимание! Эти документы помогут вам правильно сделать запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию в 2019 году:

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Как уволить по собственному желанию

Увольнение по собственному желанию представляет собой процесс расторжения трудового договора между работником и работодателем. Он включает в себя оформление предусмотренных законодательством документов и причитающихся работнику выплат.

Уволиться по собственному желанию сотрудник может в любое время. Для этого он пишет заявление в свободной форме на имя директора компании или ИП. Положения Трудового кодекса обязывают лиц, работающих по бессрочному трудовому договору, подать заявление не менее, чем за две недели до предполагаемого ухода. Для некоторых категорий работников есть исключения.

1. Лица, находящиеся на испытательном сроке и работающие временно в сезонные месяцы. Они вправе уведомить работодателя об увольнении не менее чем за три дня до предполагаемого ухода.
2. Лица, работающие по срочным трудовым договорам также вправе уведомить работодателя об увольнении не менее чем за три дня до предполагаемого ухода.
3. Руководство юридических лиц, тренеры, заключившие договор на срок более четырех месяцев. Должны уведомить работодателя об увольнении не менее чем за один месяц до предполагаемого ухода.

Увольняющийся сотрудник вправе не отрабатывать полностью указанные выше сроки. Период отработки устанавливают по согласованию с работодателем. Причем, время очередного отпуска или больничного после подачи заявления входит в этот период.

Работодатель издает приказ об увольнении по самостоятельно разработанной или по унифицированной форме № Т-8 (утв. пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию - завершающий этап составления предусмотренной законом документации. Рассмотрим порядок действий работодателя и образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2019 году.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении в 2019 году

Делая запись при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке в 2019 году, следует руководствоваться Правилами ее заполнения (утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225).

При увольнении по собственному желанию запись делают в четырех столбцах:

1. “№ записи”. При указании номера следует ориентироваться на внесенные ранее записи. Ставят номер, следующий по порядку за уже имеющимся.
2. “Дата”. Нужно вписать цифрами число, месяц и год увольнения.
3. “Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)”. Графа предназначена для отметки о прекращении трудовых отношений. В ней приводят основание,в соответствии с которым расторгается трудовой договор. Прописывают конкретную статью ТК РФ. В случаях увольнения - статья 77 пункт 3 части 1 Трудового кодекса РФ. Сокращение при заполнении не предусматривается.
4. “Наименование, дата и номер приказа, на основании которого внесена запись.

Далее работник и представитель работодателя ставят свои подписи. Так они удостоверяют факт увольнения. В качестве представителя работодателя может выступать как директор организации либо ИП, так и руководит отдела кадров.

Как правильно сформулировать запись о расторжении трудового договора

Важно правильно сформулировать запись о расторжении трудового договора. Идентичными и взаимозаменяемыми являются формулировки:

• "уволен по инициативе работника";
• "уволен по собственному желанию".

Они имеют равную силу.

Кроме того, можно использовать:

• "трудовой договор прекращен по инициативе работника";
• "трудовой договор прекращен по собственному желанию";
• "трудовой договор расторгнут по инициативе работника".

Пример стандартной записи об увольнении по собственному желанию

"Трудовой договор прекращен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Перечисленные выше формулировки не должны вызвать претензий со стороны ГИТ.

Важно! Все слова в записи нужно писать полностью. В том числе номер положения и наименование Трудового кодекса. Сокращения не допускаются. Инспекторы ГИТ могут посчитать их нарушением.

На практике встречаются различные ситуации, связанные с увольнением по собственному желанию. Например, в связи с выходом на пенсию, переводом в другую компанию, или поступлением в образовательное учреждение.

В таких случаях есть мотив. Запись в трудовой следует делать с учетом перечисленных обстоятельств. Она будет отличаться от стандартной (см. предыдущий раздел). Вместе с отметкой об увольнении по собственному желанию указывают и мотивы ухода

Пример

1. При выходе на пенсию:

"Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

1. При поступлении в ВУЗ:

"Трудовой договор прекращен в связи с зачислением в высшее учебное заведение, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Важно! Запросите у увольняющегося документ, который подтверждает уважительность причин для ухода. Например, справка из ВУЗа.

Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию: образцы 2019

1. Стандартный образец записи в трудовой на увольнение по собственному желанию

Вносить соответствующие записи в книжку должен кадровик или сотрудник, который уполномочен руководителем организации. При этом заверять сведения имеет право только специалист, который отвечает за ведение личной документации работников.

Все сведения должны соответствовать тексту приказа об увольнении. Такие правила установлены в п. 10 Правил ведения трудовых, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225 (далее по статье Правил).

Примеры оформления записей в трудовой на все случаи жизни

Последовательность записи в трудовой книжке об увольнении

Шаг 1. Внесите в первую графу порядковый номер арабскими цифрами

Нумерация должна быть сквозная, начиная с первой записи с продолжением во вкладыше.

Шаг 2. Впишите во вторую графу дату арабскими цифрами

Все числа с 1 по 9 указывают с нулем. Например, 4 марта 2019 года нужно указать в таком формате «04.03.2019». Дата прекращения трудовых отношений совпадает с последним днем работы сотрудника. Исключением является уход в отпуск с последующим увольнением. В таком случае указывают в документе последний день отпуска (на основании части второй статьи 127 ТК).

Шаг 3. Укажите в третьей графе причины прекращения трудовых отношений со ссылкой на соответствующую статью закона

Шаг 4. Укажите в четвертой графе основания увольнения

Необходимо перечислить реквизиты приказа или распоряжения руководителя, иного документа. Сначала вписывают название распоряжения, а затем указывают дату и номер.

Запись в трудовой «увольнение по собственному желанию » или по другим причинам вносят без сокращений. Всю информацию, внесенную кадровиком или иным уполномоченным сотрудником, заверяют. Ответственное лицо указывает свою должность, проставляет подпись, вносит расшифровку, указывая фамилию, имя, отчество. В соответствии с Приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года под № 589н заверять подпись печатью нужно только в том случае, если организация ее применяет. Все отметки допустимо заверять не только печатью компании, но и кадровой службы.

Важно, чтобы печать была круглой формы, включала полное наименование компании и юридический адрес ее местонахождения. Это подтверждается письмами Роструда от 22 ноября 2012 года под № 1450-6-1 и от 20 января 2014 года под № ПГ/13282-6-1, Пенсионным фондом в письме от 16 августа 2017 года под № 19-19/12397.

Запись об увольнении по собственному желанию или иным причинам должна быть заверена и подписью самого работника. Это означает, сотрудника с ней ознакомили, что в дальнейшем защитит работодателя от возможных проблем.

Читайте в «Системе Кадры»:

Каковы общие требования к записям

Заполнение трудовой книжки при увольнении делают аккуратно, применяя перьевые, гелевые или шариковые ручки. Используют чернила черного, синего, фиолетового цветов. Нельзя вносить сведения чернилами другого цвета. Например, не используют красный, зеленый, розовый или желтый цвет.

Если при оформлении записи в книжке в ручке закончились чернила, то завершить ее допустимо другой ручкой с применением чернил того же типа и цвета. Когда не удалось подобрать похожие чернила, нужно попытаться сохранить цвет. Запись, которую выполнили разными чернилами, в любом случае действительна, если чернила и ручка отвечают всем установленным требованиям.

Какие нюансы учитывать при внесении сведений в третью графу

При заполнении третьей графы у кадровиков часто возникают вопросы. Внесение неправильных формулировок может противоречить установленным нормам закона. Существует три варианта формулировок:

• «Уволен…»
• «Трудовой договор расторгнут…»
• «Трудовой договор прекращен…»

В статье 84.1 ТК РФ упомянута запись об увольнении, то есть «о причине прекращения трудового договора». При этом статье 81 ТК указано о «расторжении ТД (трудового договора) по инициативе работодателя», а в статье 66 ТК РФ - непосредственно «об увольнении». Разница между такими понятиями, как: «увольнение», «прекращение/расторжение трудового договора» объясняется с точки зрения теории права. Так как работник считается субъектом трудовых отношений, его увольняют. Объект - это договор, который можно прекратить или расторгнуть. Оба указанных понятия обозначают непосредственное прекращение сотрудничества, а это значит, что они равнозначны по смыслу.

Если проводится увольнение по собственному желанию, по другим причинам, запись в трудовой делают, применяя одну из трех формулировок.

Исключением из установленного правила считают смерть сотрудника. Человека, которого нет в живых, невозможно уволить. В соответствии с пунктом 5.4 Инструкции в книжке указывают, что трудовой договор прекращен.

Оформление увольнения в связи со смертью сотрудника

Скачать образец вы сможете .

Как указать основания увольнения

Увольнение в трудовой книжке, то есть основания, обязывает вписывать статья 84.1 ТК РФ. При этом в статье 77 ТК РФ указаны основания прекращения трудовых отношений. В действующем законодательстве нет указаний по поводу того, как вносить часть соответствующей статьи - прописью или цифрами. В тексте Трудового кодекса при упоминании части соответствующих статей номера указаны прописью. Поэтому при внесении записи можно руководствоваться этим правилом и указывать номер части соответствующей статьи прописью.

Таблица. Образцы записей в трудовой книжке при увольнении со ссылками на статьи ТК РФ

Основание увольнения	Статья, пункт, часть ТК РФ
По инициативе работника	Пункт 3 части 1 статьи 77
По инициативе работодателя	Соответствующий пункт части 1 статьи 81
По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон	Соответствующий пункт части 1 статьи 83
По соглашению сторон	Пункт 1 части 1 статьи 77
В связи с истечением срока трудового договора	Пункт 2 части 1 статьи 77
В связи с переводом сотрудника на работу к другому работодателю или переходом на выборную должность	Пункт 5 части 1 статьи 77

Скачать образец вы сможете .

Каковы особенности внесения записи при увольнении по собственному

Инициатива сотрудника - это наиболее распространенная причина увольнения. Но у кадровиков нередко возникает вопрос, запись в трудовой книжке вносить с формулировкой «по собственному желанию» или «по инициативе работника».

В Инструкции, на которую и нужно опираться, в пункте 5.2 предлагается следующая формулировка «Уволен по собственному желанию… ». При внесении соответствующей отметки об основании кадровику нужно ссылаться на третий пункт части первой статьи 77 ТК. Там указана формулировка: «инициатива работника ». Оба предложенных варианта оказываются верными. Ни трудовая инспекция, ни Пенсионный фонд не имеют никаких претензий к таким формулировкам.

Запись в трудовой «уволен по собственному желанию » заверяют в общепринятом порядке. Делая запись в книжке об увольнении, обязательно указывают причину, если у сотрудника, с которым расторгнуты трудовые отношения, возникнет право на получение определенных льгот или гарантий (с учетом пункта 5.6 Инструкции).

Запись в трудовой книжке об увольнении делают в определенной последовательности. Заполнение проводят аккуратно, применяя перьевые, гелиевые или шариковые ручки. Используют чернила черного, синего, фиолетового цветов. Нельзя вносить сведения чернилами другого цвета - красным, зеленым, розовым или желтым. Внесение неправильных формулировок может противоречить установленным нормам закона.

Образец заполнения трудовой книжки: общие требования к оформлению, порядок исправления ошибок и восемь примеров записей в документе.

Трудовая книжка- основной документ работника о деятельности и стаже, который необходим ему для хорошей пенсии. Поэтому заполнять трудовую надо по правилам. Далее рассмотрим требование к ее оформлению. Приведем образец заполнения трудовой книжки в различных ситуациях: работник увольняется, внешнего совместителя переводят в штат, компания поменяла наименование, пропустила запись или неверно указала фамилию работника.

По каким правилам надо вносить записи в трудовую книжку

Чтобы не допустить ошибку в книжке, необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом – в нем прописано, когда надо оформлять документ;
• постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» – в нем приведен образец заполнения трудовой книжки и прописаны правила хранения;
• постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» – регламентирует порядок исправления ошибок.

• Справка
• Общие требования к оформлению:
• запись в трудовую книжку вносят без сокращений и присваивают свой порядковый номер. Например, нельзя писать "пр"вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» . ;
• информация вписывают на русском языке. Иностранным компаниям разрешено дублировать текст на другом языке;
• даты указывают арабскими цифрами формате ДД.ММ.ГГГГ;
• разрешено использовать ручку синего, фиолетового или черного цвета.

Какие сведения вносят в трудовую книжку работника

Заполняется документ на каждого работника, который проработал в компании более пяти дней, включая временных и сезонных рабочих. За период работы сотрудника в компании в его трудовую книжку вносите сведения:

• о выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• установлении второй и последующих профессий, специальности;
• обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• совместительстве (по желанию сотрудника);
• изменениях в наименовании должностей;
• награждении за успехи в работе;
• увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в разделе II Правил, утвержденных , и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной .

Записи о работе в трудовой книжке сотрудника

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Раздел «Сведения о работе» включает четыре графы. Вначале в виде заголовка в третьей графе впишите полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.

Под заголовком в первой графе поставьте порядковый номер записи. Во второй графе "Дата" заполните три столбца, в каждом из которых арабскими цифрами впишите соответствующую названию столбца информацию.

Затем в третьей графе заполните информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).

В четвертую графу внесите реквизиты документа, которым человек принят на работу.

• Важно:
• С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку, нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой такая запись дублируется.

Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечайте в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Об этом сказано в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Вот пример оформления документа, когда работник получил новую профессию:

Записи в трудовой книжке о поощрениях работника

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Об этом говорится в пунктах 24, 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке.

В начале графы 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника).

В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Ниже - пример записи в трудовой книжке о премировании работника:

Запись в трудовой книжке при увольнении

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку - увольнение. Образец заполнения приведем ниже.

Причину, по которой вы расторгаете договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в ТК РФ . Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись в трудовой книжке (образец ниже), нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Пример:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае записи в трудовой книжке о причине расторжения договора будут такими же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе», даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки укажите реквизиты приказа о прекращении договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении работника «по собственному желанию» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения контракта мы привели в таблице ниже.

Образцы записей в трудовой книжке при увольнении: таблица

Основание увольнения	Что писать в графе 3 раздела «Сведения о работе»
Соглашение сторон	«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Истечение срока трудового договора	«Договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2
Инициатива работника (или работницы) по причине перевода его жены (или ее мужа) на работу в другой город	«Договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника	«Договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 кодекса» >
Сокращение штата работников	«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2
Прогул работника	«Договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей - прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям	«Договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 кодекса»
Работник не прошел испытание при приеме на работу	«Договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, кодекса»
Работника призвали в армию	«Договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением	«Договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 кодекса»

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника

Предположим, сотрудник, который числится внешним совместителем, увольняется с основного места работы. Организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

1. Уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи в трудовых книжках: об увольнении и следом о приеме на работу.
2. Подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе зафиксируйте новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку.

Запись о совместительстве в книжке есть

Если предыдущий работодатель внес информацию в трудовую книжку, в этом случае после сведений об увольнении с прежней основной работы надо вписать полное и сокращенное наименование компании (если есть).

Ниже в графе 3 указать, что работа в должности становится основной и с какого числа. В графу 4 вписать реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1 .

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве отсутствует, то в графе 3 надо вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе.

В графе 4 поставить реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Ниже представлен образец заполнения трудовых книжек.

Изменились название, организационно-правовая форма компании: образец записи в трудовой книжке

Допустим, компания меняет свое название или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 приведите основание - приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

Как сделать запись в трудовой при реорганизации компании, смотрите на образце ниже.

Аналогичные сведения надо сделать, когда работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Что делать, если в трудовой книжке пропустили запись

Компания случайно пропустила запись в книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Внесите пропущенную запись в трудовую книжку после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Отменять предыдущие, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильные или неточные данные (п. 30 Правил , п. 1.2 Инструкции ).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись в трудовой книжке уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование компании. А в конце поставить печать, подпись кадровика и самого работника.

Как исправить неточные записи в трудовой книжке

Допустим, компания внесла в книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблась в наименовании должности, допустила опечатку в фамилии работника и т. п. Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи трудовой книжке сделайте еще одну - в ней признайте неверные данные недействительными, а затем внесите правильные. Образцы записи в трудовую книжку представлены ниже..

А вот если, увольняя работника, вы завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации. Если ком пания отказалась от печати , она вправе не заверять документ штампом.